1. Postanowienia ogólne
1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z restauracji to.gather oraz ze strony internetowej dostępnej pod adresem togathergdansk.pl.
1.2. Administratorem danych osobowych jest SECRET COMPANY sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Stępkarska 7/U1, 80-859 Gdańsk, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001147401, NIP 5833529164, REGON 540745816, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: „Administrator" lub „to.gather").
1.3. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy:
pod adresem e-mail: kontakt@togathergdansk.com,
telefonicznie: +48 888 333 770,
pisemnie na adres siedziby wskazany w pkt 1.2.
1.4. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz z polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.
1.5. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych można kontaktować się z Administratorem za pomocą danych wskazanych w pkt 1.3.
2. Definicje
Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
Przetwarzanie oznacza każdą operację wykonywaną na danych osobowych, taką jak zbieranie, przechowywanie, wykorzystywanie czy usuwanie.
Podmiot przetwarzający oznacza podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora.
Gość oznacza osobę korzystającą z usług to.gather lub ze strony internetowej.
3. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania
3.1. Rezerwacja stolika
W procesie rezerwacji Administrator przetwarza: imię, numer telefonu, adres e-mail (jeżeli zostanie podany), datę i godzinę wizyty, liczbę gości oraz treść uwag przekazanych przez Gościa.
Cel: przyjęcie i obsługa rezerwacji oraz kontakt w sprawie rezerwacji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na potwierdzaniu i organizacji wizyt).
Jeżeli w polu uwag Gość dobrowolnie poda informacje o alergiach pokarmowych lub wymaganiach dietetycznych, które mogą stanowić dane dotyczące zdrowia, dane te są przetwarzane wyłącznie w celu prawidłowej realizacji rezerwacji, na podstawie zgody wyrażonej poprzez ich podanie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Podanie takich informacji jest dobrowolne.
3.2. Przedpłaty, zadatki i rozliczenia
W przypadku rezerwacji z przedzamówieniem dań lub napojów, a także rezerwacji większych grup w określonych terminach, Administrator pobiera zadatek. W związku z tym przetwarza dane niezbędne do rozliczenia płatności oraz wystawienia dokumentów księgowych.
Cel: realizacja rezerwacji z zadatkiem, rozliczenie należności oraz wypełnienie obowiązków podatkowych i rachunkowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne ciążące na Administratorze, w tym wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości).
3.3. Vouchery i karty podarunkowe
W przypadku zakupu vouchera Administrator przetwarza dane niezbędne do jego wystawienia, realizacji oraz rozliczenia. Cel: sprzedaż i realizacja vouchera. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków księgowych.
3.4. Organizacja wydarzeń i rezerwacji prywatnych
W przypadku zapytań o organizację wydarzeń, rezerwacji sali lub wynajmu całego lokalu Administrator przetwarza dane kontaktowe oraz informacje niezbędne do przygotowania i realizacji wydarzenia. Cel: obsługa zapytania oraz organizacja i realizacja wydarzenia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań).
3.5. Reklamacje
Reklamacje można składać na adres e-mail kontakt@togathergdansk.com. W procesie rozpatrywania reklamacji Administrator przetwarza dane kontaktowe oraz informacje dotyczące zgłoszenia. Cel: rozpatrzenie reklamacji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO, a w zakresie obrony przed ewentualnymi roszczeniami art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3.6. Kontakt telefoniczny i e-mailowy
W przypadku kontaktu z to.gather Administrator przetwarza dane podane przez Gościa, takie jak imię, numer telefonu, adres e-mail oraz treść wiadomości. Cel: udzielenie odpowiedzi i obsługa sprawy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań).
3.7. Monitoring wizyjny (CCTV)
W lokalu to.gather prowadzony jest monitoring wizyjny. Cel: zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora). Zakres: wizerunek osób przebywających w obszarze objętym monitoringiem. Nagrania są przechowywane przez 30 dni, a następnie usuwane lub nadpisywane, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu lub Administrator powziął wiadomość, że może ono stanowić taki dowód. Obszar objęty monitoringiem jest oznaczony stosowną informacją.
3.8. Korzystanie ze strony internetowej
Podczas korzystania ze strony togathergdansk.pl przetwarzane są dane techniczne, takie jak adres IP, dane o przeglądarce i urządzeniu, dane o sposobie korzystania ze strony oraz informacje zapisywane w plikach cookies i podobnych technologiach. Szczegóły dotyczące plików cookies i narzędzi opisano w pkt 11.
Cel: zapewnienie prawidłowego i bezpiecznego działania strony, prowadzenie statystyki i analityki oraz działania marketingowe, w tym remarketing. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu działania, bezpieczeństwa i ciągłości strony) w odniesieniu do plików niezbędnych, oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w odniesieniu do plików cookies statystycznych, analitycznych i marketingowych.
3.9. Wi-Fi dla Gości
W lokalu udostępniana jest otwarta sieć Wi-Fi. Połączenie z nią nie wymaga rejestracji ani podawania danych osobowych.
3.10. Marketing
Administrator może prowadzić działania marketingowe, w tym przesyłać informacje o ofercie i wydarzeniach, wyłącznie na podstawie odrębnie wyrażonej zgody. Cel: przekazywanie informacji marketingowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), a w zakresie komunikacji elektronicznej również zgoda wymagana przez przepisy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz prawo telekomunikacyjne. Zgodę można w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3.11. Profile w mediach społecznościowych
Administrator prowadzi profile w serwisach Facebook i Instagram. W związku z ich prowadzeniem przetwarza dane osób, które wchodzą w interakcję z profilami, w tym obserwują profil, reagują na posty, komentują, udostępniają treści lub kontaktują się przez wiadomości.
Cel: prowadzenie profili, komunikacja z odbiorcami oraz informowanie o ofercie i wydarzeniach. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu profili i komunikacji z odbiorcami).
W zakresie statystyk udostępnianych przez Facebook Administrator oraz Meta Platforms Ireland Limited są współadministratorami danych. Zasady przetwarzania danych przez te serwisy określają regulaminy i polityki prywatności ich operatorów, na które Administrator nie ma wpływu w zakresie, w jakim operatorzy przetwarzają dane samodzielnie.
3.12. Program lojalnościowy to.gather CLUB
Administrator prowadzi program lojalnościowy to.gather CLUB, w ramach którego Gość otrzymuje kartę stałego gościa dodawaną do Apple Wallet lub Google Wallet oraz korzysta z cashbacku i przywilejów zależnych od poziomu uczestnictwa. Program jest obsługiwany na platformie Syrve.
W ramach programu Administrator przetwarza: imię, numer telefonu, datę urodzenia, historię rachunków i transakcji, saldo cashbacku oraz poziom uczestnictwa (CLOSER lub INSIDER).
Cel: prowadzenie programu lojalnościowego, w tym rejestracja uczestnika, wydanie karty, naliczanie cashbacku, ustalanie poziomu uczestnictwa oraz przyznawanie przywilejów, w tym rabatu urodzinowego. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o uczestnictwo w programie), a w zakresie przekazywania informacji marketingowych związanych z programem art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
Poziom uczestnictwa ustalany jest automatycznie na podstawie łącznej wartości rachunków. Zasady związanego z tym profilowania opisano w pkt 10. Data urodzenia wykorzystywana jest wyłącznie w celu przyznania rabatu urodzinowego.
Uczestnictwo w programie jest dobrowolne, a Gość może w każdej chwili z niego zrezygnować.
3.13. Zamówienia na wynos i dostawa
W przypadku zamówień na wynos oraz zamówień z dostawą Administrator przetwarza dane niezbędne do przyjęcia i realizacji zamówienia.
Cel: przyjęcie i realizacja zamówienia na wynos lub z dostawą.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), a w zakresie obowiązków księgowych art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Zamówienia składane za pośrednictwem zewnętrznych platform (Uber Eats, Glovo) podlegają politykom prywatności tych platform, które w tym zakresie działają jako odrębni administratorzy danych. Administrator przetwarza wówczas dane w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia przekazanego przez daną platformę.
4. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest niezbędne do skorzystania z usługi. Brak podania danych wymaganych do dokonania rezerwacji, rozpatrzenia reklamacji, wystawienia vouchera lub organizacji wydarzenia uniemożliwi realizację danej usługi.
5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu działalności, w tym:
Syrve, dostawca platformy, na której prowadzony jest program lojalnościowy, to.gather CLUB,
Apple Distribution International Ltd, dostawca usługi Apple Wallet, w ramach której wydawana jest karta programu lojalnościowego,
Webflow, Inc. (Stany Zjednoczone), dostawca hostingu i platformy, na której działa strona internetowa, wraz z wykorzystywanymi przez tę platformę narzędziami technicznymi, w tym narzędziem do monitorowania błędów Sentry,
Cloudflare, Inc. (Stany Zjednoczone), dostawca usług sieci dostarczania treści oraz bezpieczeństwa,
Google Ireland Limited / Google LLC, dostawca poczty służbowej Google Workspace, usługi Google Fonts, usługi Google Wallet oraz narzędzi analitycznych i marketingowych, w tym Google Analytics, Google Tag Manager i Google Ads,
Meta Platforms Ireland Limited, operator serwisów Facebook i Instagram oraz dostawca narzędzia Meta Pixel,
Stape, dostawca usługi serwerowego zarządzania znacznikami (server-side Google Tag Manager),
ipapi, dostawca usługi geolokalizacji na podstawie adresu IP,
dostawcy usług księgowych, prawnych i informatycznych, w zakresie niezbędnym do realizacji ich usług,
podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, gdy wystąpią z takim żądaniem w oparciu o odpowiednią podstawę prawną.
Z podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu Administratora zawierane są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych spełniające wymogi art. 28 RODO.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część odbiorców i narzędzi wskazanych w pkt 5 (w tym Webflow wraz z narzędziem Sentry, Cloudflare, Google w zakresie usług Google Workspace, Google Fonts, Google Wallet, Google Analytics, Google Tag Manager i Google Ads, Meta w zakresie narzędzia Meta Pixel, Apple, Stape oraz ipapi) ma siedzibę lub przetwarza dane w Stanach Zjednoczonych lub w innych państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, co może wiązać się z przekazaniem danych poza ten obszar. Przekazanie odbywa się przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w art. 44 i nast. RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub na podstawie decyzji o odpowiednim stopniu ochrony, w tym uczestnictwa w programie Data Privacy Framework, jeżeli dany odbiorca do niego przystąpił.
Operatorzy serwisów społecznościowych (Facebook, Instagram) mogą przekazywać dane poza Europejski Obszar Gospodarczy na zasadach określonych w ich własnych politykach prywatności, na co Administrator nie ma wpływu.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:
dane dotyczące rezerwacji przez okres niezbędny do jej realizacji, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń,
dane zawarte w dokumentach księgowych, w tym dotyczące zadatków, voucherów i rozliczeń, przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy,
dane związane z reklamacjami przez okres ich rozpatrywania oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń,
nagrania z monitoringu wizyjnego przez 30 dni, z zastrzeżeniem pkt 3.7,
dane przetwarzane na podstawie zgody do czasu jej wycofania,
dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania tego interesu.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w pkt 1.3.
9. Skarga do organu nadzorczego
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
W ramach programu lojalnościowego to.gather CLUB dochodzi do profilowania polegającego na automatycznym ustalaniu poziomu uczestnictwa na podstawie łącznej wartości rachunków oraz na dopasowywaniu przywilejów i ofert. Profilowanie to nie wywołuje wobec Gościa skutków prawnych ani nie wpływa na niego w podobny, istotny sposób.
Poza przypadkiem wskazanym powyżej, dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji wywołującemu wobec Gościa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływającemu.
11. Pliki cookies i podobne technologie
11.1. Strona togathergdansk.pl korzysta z plików cookies i podobnych technologii w zakresie niezbędnym do jej prawidłowego i bezpiecznego działania oraz do prowadzenia statystyki.
11.2. Na stronie wykorzystywane są:
pliki niezbędne (techniczne), w tym plik ustawiany przez Cloudflare, służące zapewnieniu działania i bezpieczeństwa strony,
pliki analityczne i statystyczne, w tym Google Analytics oraz Google Tag Manager, także w wariancie serwerowym obsługiwanym przez Stape,
pliki i narzędzia marketingowe, w tym Google Ads oraz Meta Pixel, wykorzystywane między innymi do remarketingu,
usługa geolokalizacji na podstawie adresu IP (ipapi),
usługa Google Fonts, w ramach której do dostawcy może być przekazywany adres IP w celu wyświetlenia czcionek,
narzędzie Sentry służące do diagnostyki błędów działania strony.
11.3. Pliki cookies i narzędzia analityczne, statystyczne oraz marketingowe wykorzystywane są na podstawie zgody Gościa wyrażanej za pośrednictwem mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego na stronie. Zgodę można w każdej chwili wycofać lub zmienić ustawienia. Pliki niezbędne do działania strony nie wymagają zgody.
11.4. Ustawienia dotyczące plików cookies można zmienić w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje strony.
12. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą czy uszkodzeniem.
13. Dane osób niepełnoletnich
Usługi to.gather, w tym sprzedaż napojów alkoholowych oraz wydarzenia oznaczone jako przeznaczone dla osób pełnoletnich, nie są kierowane do osób poniżej 18. roku życia. Administrator nie zbiera świadomie danych osób niepełnoletnich w celu świadczenia takich usług.
14. Zmiany Polityki prywatności
Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności. Aktualna wersja jest publikowana na stronie togathergdansk.pl wraz z datą jej wejścia w życie.
